Dans cette série de 4 articles de blogue sur l’industrie 4.0, notre vice-président Yannick Rondeau souhaite vous outiller afin de mieux comprendre l’impact majeur de l’évolution technologique et le passage du papier à l’informatisation sur le rendement et l’efficacité de votre entreprise. Suivez-nous, c’est parti !
Chaque technologie construite sert à répondre à un besoin. C’est en répondant aux divers besoins que la technologie peut évoluer et arriver à ce qu’elle est aujourd’hui.
— Jolyane Damphouse M. Éd., Doctorante en éducation UQTR-UQAM
J’adore cette citation, certains diront que mon opinion est un peu biaisée, peut-être… (il s’agit de ma conjointe ! ?) Celle-ci peint cependant très bien l’évolution de la technologie que nous connaissons aujourd’hui. C’est aussi le pilier de ce dont il sera question dans une suite de quatre articles : l’évolution en besoins technologiques, plus précisément en solutions informatiques.
Depuis fort longtemps, nous tentons d’améliorer les technologies qui nous entourent, tous secteurs confondus. L’une d’entre elles, le papier, est une invention qui date d’il y a bien longtemps (105 ap JC) aujourd’hui encore utilisé à bon escient, il permet de sceller de l’information très importante. C’est, entre autres, ce papier qui a permis à diverses entreprises de croître et de s’épanouir. Cependant, avec l’évolution technologique, est-ce que sa place au sein des entreprises est remise en question ? Je ne crois pas.
Le besoin
S’il y a bien une chose que j’ai apprise au fil du temps, c’est qu’il est primordial de comprendre le besoin que comble un outil pour bien l’analyser. Que ce soit dans le domaine informatique, où l’on analyse des besoins clients, ou dans la vie de tous les jours, où un banal couteau peut être conçu pour une utilisation bien précise.
L’enregistrement d’informations pertinentes
Bien que le papier soit moins utilisé aujourd’hui, il n’en demeure pas moins important. Une grande partie des entreprises, plus précisément les PME, utilisent encore cet outil à des fins de prises de données, comme la production de biens, la comptabilité, les finances, la facturation, etc. En revanche, l’arrivée de l’ordinateur, des téléphones intelligents et autres outils technologiques font en sorte que les documents papiers perdent du terrain. Mais pourquoi ?
L’efficacité
L’utilisation du papier est très efficace ! Suffit d’avoir un crayon… et un morceau de papier et le tour est joué ! On peut noter les informations qui sont importantes pour nous. Il est beaucoup plus rapide de prendre un crayon et une feuille que d’ouvrir son ordinateur, lancer un logiciel pour ensuite être en mesure d’y entrer l’information, en espérant être au bon endroit.
Dans le domaine des logiciels de gestion, c’est la même histoire. Beaucoup d’entreprises utilisent encore ce moyen afin de faire la gestion de leurs inventaire, de leur facturation, de leurs suivis clients, etc. Ce moyen leur permet d’être rapide et efficace, mais à quels coûts ?
Le coût
Les fournitures de bureau sont aujourd’hui peu dispendieuses et permettent une utilisation immédiate. Le coût de documents imprimés (bordeaux de livraisons, fiche clients, etc.) et de machines de type « punch » sont possiblement moins coûteux que les logiciels grands formats.
Il va de soi que l’achat de fournitures est primordial pour une entreprise. De plus, il ne faut jamais perdre de vue que la diminution du coût de roulement d’une entreprise permet une rentabilité accrue ou un prix moyen plus bas pour le marché. Le papier serait-il donc plus avantageux financièrement ? Pas nécessairement.
En bref
Comme vous pouvez le constater, il y a bien des avantages à utiliser cet outil, vieux de plusieurs centaines d’années. Il y a cependant bien des défauts auxquels nous nous attarderons lors du prochain article. Il y sera entre autresquestion du classement de documents, de l’efficacité plus précise des logiciels ou encore de la rentabilisation d’un tel investissement. Ce sera un pas de plus vers l’ère du 4.0, êtes-vous prêts ?
